この記事は ヤプリ #2 Advent Calendar 2022 の17日目の投稿になります。
こんにちは。テクニカルライターのしぶやです。
職務上意識していることがリモートコミュニケーションにどう役立つのか、自分なりに思うことをつらつらと書きたいと思います。
テクニカルライターって？
まず、テクニカルライター？と思われたかた、正解です！私自身、この職種に就くまでは知りませんでしたw その名のとおり、技術的なドキュメントを書く人です。ここでは簡単に、仕様書や取扱説明書を書く人、と考えていただければ問題ありません。
扱うドキュメントは多岐にわたりますが、共通していることがあります。書いたドキュメントが「ひとつの意味」で伝わらなければならない、ということです。
今話題のバスケットボールを題材にした映画を観たあと、感想は人それぞれ異なりますよね。語り合うのもひとつの楽しみかたです。一方で、仕様書や説明書は正確な情報を知りたいときに読むものです。読んだ人ごとに理解が違うと大問題となります。テクニカルライターは、そういった事態を避けるために存在します（と思っています）！
「明確」を意識する
「ひとつの意味」で伝わるためにはどうすればいいのか。大切なのは内容を「明確」にすることです。明確にするため、テクニカルライターはテクニカルライティングという技法を用います。すみません、技法などと格好つけました。ドキュメントを書くときのアプローチと考えてください。（言い換えただけじゃんw）
「いやいや、書くことが専門じゃないから、明確だのテクニカルライティングだの言われてもね・・・」と思われるかもしれません。しかし、ライティングとは言うものの、テクニカルライティングはコミュニケーションのひとつの方法です。取り入れることで、効率的なリモートコミュニケーションに繋がります！
程度を表す言葉には気をつけろ！
「明確」にすることでコミュニケーションがどう変わるのか、リモートワークで有り得そうな場面を例として簡単に説明してみましょう。
ミーティングに遅れるAさん
直前のミーティング長引いているため次の予定に遅れることになったAさんは、Slackに書き込みました。
- 「MTGが長引いているので少しだけ遅れます」
このとき、以下のような可能性はないでしょうか。
程度を表す「少し」という言葉の捉えかたは人により異なります。カップ麺が出来上がるまでと思う人もいれば、10分を少しと考える人もいます。実際にどれくらい待てばいいのかわかりません。「どうする？始める？待つ？」というように、次のアクションに移りづらくなることもあるのではないでしょうか。
このように程度を表す言葉は、扱いに注意が必要です。
避けるためにはどうすればいいのか。解決方法のひとつは「共通言語」を使うことです。
共通言語で言い換える
単純な共通言語は「数字」です。
数字を使うことでどう変わるのか確認してみましょう。
- 「MTGが長引いているので5分遅れます」
人により捉えかたが違った「少し」が、明確なひとつの意味「5分」に変わりました。数字という共通言語を使ったことにより、価値観の異なる全員の認識を統一することができました！
実際に5分後に来るかどうかはわかりませんw それでも全員の認識が一致したという事実が重要になります。
ミーティングが30分ならば「時間ないし先に始めよっか」。60分で時間に余裕があるのならば「雑談でもしながら5分だけ待とっか。来なかったら始めよう！」というように、次のアクションも決めやすくなりますね！
いくつか別の例を挙げてみると
- すぐ・・・いつだろう？
- 〜まで・・・含む？含まない？
- 数日・・・2〜3日？1週間？
- 本日中・・・定時？24時？明日の朝？（ブラック？w）
- 年末・・・人はいつからが年末と考えるのだろうか（哲学。。。）
などの言葉も程度を表す言葉であり、人によって捉えかたが異なるため注意が必要です。
些細なことと思われるかもしれませんが、認識のずれが思わぬ事態につながる可能性があります。みなさんもぜひ意識してみてください。まずは意識することが大切です！
最後に
今回は簡単な方法として、程度を表す言葉を数字に言い換えることで、どう明確になるのかを説明してみました。もちろん別の方法で明確にすることも可能です。
また理解を深めるためには、有名な？メラビアンの法則やコミュニケーションにおけるコンテクストの違いを知る必要があります。それは別の機会にご紹介できればと思います。
まずは
- こんな考えかたもあるんだね！
- この方法だけでも意識してリモートコミュニケーションに取り入れてみる！
- テクニカルライティングに興味が湧いたので学んでみる！
などと思っていただけたのでしたら幸いです！！
なお、この投稿ではテクニカルライティングを意識せず思ったことをつらつらと書きましたw 曖昧な部分はご容赦くださいw
